新型コロナウイルスの感染拡大が続く中、リモートワークを導入する企業が増えています。一概にリモートワークといっても、業種や担当ごとにワークスタイルは変容するほか、社内全体のモチベーションを保ち続けることは簡単ではありません。

オキーフは感染拡大が続く中、2020年2月頃より本格的なリモートワークの導入を行いました。御社のPR戦略を行うオキーフでは、プランナー・マーケターを中心に専門のクリエイターたちとの優れたチームワークが求められます。そこで今回は、弊社のリモートワークについてご紹介します。

遠隔だからこそ求められるコミュニケーション

リモートワークを導入するにあたり重要なのは、自社に適したコミュニケーションツールを使用することです。オキーフでは主に、Asana・Slack・サイボウズをそれぞれの用途で使い分けることで、遠隔でも生産性を保つことができています。

複数ツールの導入は、それぞれの性質をうまく活用したツールの使い分けが必要になります。オキーフでも、導入初期は試行錯誤しながら自社にとってベストなリモート体制を整備していきました。そこで、オキーフのツールの使い分けについてご紹介します。

上記のようなツールの使い分けを通して、オキーフは運営されています。新入社員や企業様にいずれかのツールを使用していただく必要がある場合はスタッフによる基本的な操作ステップと使い分けについて説明をおこないます。
これらのツールを導入したことにより、業務に途中参加したスタッフや新入社・企業の担当者様が、これまでの過程を業務ごとに把握しやすくすることができます。ワンチームとしてどのメンバー参加しても業務効率は下がらず、作業の効率化と質の向上につながります。
そこで、それぞれのツールについてもう少し詳しく紹介するとともに、オキーフのリモートワークスタイルについて説明します。

サイボウズ

サイボウズは主に、社員の出勤・予定管理を目的としたツールです。リモートワークを主体としても、必然的に出社が求められること、企業様やその内容によっては対面での打ち合わせが適している場合があります。そこで、遠隔でも社員同士が出勤状況を確認することで、業務の振り分けや依頼をしやすい体制を整えています。

Asana

オキーフではAsanaを、主に業務の遂行状況の把握を目的として使用します。
社員に振り分けられる業務を”タスク”とし、一人ひとりの業務の進捗状況を確認することで、業務の遅れや見逃しをなくしています。

プロジェクトをご依頼を受けた企業様とし、期日までに担当者とコラボレーターによって業務を遂行していきます。基本的な業務の説明やコラボレーターによる作業に関する会話は、そのタスクの中に経過報告として記録されます。新しくプロジェクトに加わるメンバーや、プランナー・マーケターはそれぞれのタスクを確認することで、現在の状況を把握することができるのです。

また、タスクによっては直接企業様との密なコミュニケーションが必要とされる事があります。そのような場合は、企業の担当者様をタスクのコラボレーターに追加しコミュニケーションをとっています。ご依頼者様にとっても進捗過程を細かく把握できるので、自社とご依頼者様との関わりがリモートワーク前同様、もしくはそれ以上に深まる非常に利便性が高いツールです。

Slack

Asanaを使用した業務に関するコミュニケーションの一方で、Slackを業務外のコミュニケーションツールとして活用しています。業務外のコミュニケーションとは主に、勤怠・稼働中の雑談を行なったり、直接業務に紐づかない社内にとって有益な情報の交換です。

リモートワークを導入する企業にとって、社員の1日の稼働状況を確認することは重要であり、社内全体のモチベーションと生産性を高める手段を模索している方もいるのではないでしょうか。弊社では、毎朝・昼のミーティングや1日を通してのコミュニケーション、勤怠管理をSlackを通して行うことで、能率の向上をはかっています。

リモートでも深まるコミュニケーション

自粛やリモートワークなど、人との直接的な関わりを控えることが推奨されている社会では、人との距離が物理的・心理的にも離れているように感じることも少なくありません。それは企業にとっても、社員同士の関わり方や新入社員を迎え入れる場面で課題となりさまざまな方面に大きな影響を与えることになります。

オキーフでも、リモートワークを導入後に入社したスタッフは数回の出勤の後在宅での作業が続いています。社員同士が少しでも相手を身近に感じることができるよう、様々なツールを活用する他、ミーティングの際に雑談の時間を積極的に設けることでお互いを知る機会をつくるようにしています。

専門性の求められる職業だからこそ、チームとしてのコミュニケーションを大切にすることで企業様に寄り添った広告・広報のお手伝いをしています。